Magazine Achter de schermen: coördinator artistieke logistiek
  1. Magazine
  2. Achter de schermen: coördinator artistieke logistiek
  • Caroline Ruijgrok
  • 26 Sep 2018
  • Leestijd: 8 minuten

Achter de schermen: coördinator artistieke logistiek

De wereld achter het toneel van Nationale Opera & Ballet is een voorstelling op zich. Welke rollen zijn er te verdelen? In deze serie volgen we medewerkers van Nationale Opera & Ballet die niet op het podium te zien zijn. Decorbouwers, visagisten en voorstellingsleiders, maar ook de medische dienst, de brandweer en de medewerkers van de kantine.

Louise Vine danste in de jaren tachtig zelf bij Het Nationale Ballet, en werkte daarna in verschillende organisatorische functies in het culturele veld. In 2003 vroeg Ted Brandsen haar om terug te komen bij Het Nationale Ballet, nu als coördinator artistieke logistiek. Een baan waar je voortdurend overzicht én onbeperkte flexibiliteit voor nodig hebt. Haar achtergrond als danseres komt daarbij goed van pas. “Het was thuiskomen.”

Puzzel

“De meeste balletprogramma’s worden vanaf vier weken voor de première in verschillende bezettingen ingestudeerd. Ik ben verantwoordelijk voor het maken van de repetitieroosters en alles wat daarmee te maken heeft. Ik zorg ervoor dat iedereen aan zijn repetitietijd toekomt en dat diegenen die ‘s avonds het toneel opgaan goed voorbereid zijn op wat ze moeten doen. Ik plan het kostuumpassen en de Kap & Grime in, en daarnaast doe ik de coördinatie van de kinderen die meedoen aan een balletproductie.”

“Het rooster wordt als een soort puzzel opgebouwd en wordt steeds gedetailleerder. Het artistieke team zet – onder leiding van artistiek directeur Ted Brandsen en adjunct-artistiek directeur Rachel Beaujean – het jaarprogramma uit, en bepalen de verschillende bezettingen per ballet én voorstelling. Op basis hiervan zet ik de repetitieroosters op. Vaak repeteren we twee programma’s tegelijkertijd, soms lopen er wel drie programma’s door elkaar heen. Een aantal van de programma's bestaat uit meerdere balletten. Dat betekent dat ik voortdurend prioriteiten af moet wegen. Ik moet zorgen dat de wensen van alle choreografen, dansers en balletmeesters zoveel mogelijk worden gehonoreerd.”

Wijzigingen

“Hoe moeilijk mijn werk is, hangt in grote mate af van hoe de bezettingslijsten er uitzien. Als bijvoorbeeld wordt besloten een danser in drie balletten te laten optreden, dan moet ik flink puzzelen om de repetities evenwichtig in te plannen. Het hele rooster draait dan in feite om die ene danser, die in drie balletten tegelijkertijd moet repeteren.”

“Daarbij is dansen een fysiek beroep, dus er zijn altijd, ook op het allerlaatste moment, nog wijzigingen door blessures, ziekte of andere omstandigheden. En het uitvallen van één danser kan soms een soort domino-effect van andere wijzigingen teweeg brengen. Ik ben het rooster eigenlijk de hele dag door aan het aanpassen op de veranderende realiteit, het is nooit af. Op verschillende plekken in het gebouw hangen een soort Schiphol-schermen waarop de dansers in real-time kunnen zien wat het actuele rooster is, waar ze moeten zijn voor welke repetitie.”

The show must go on!

“Voor last minute aanpassingen in de bezettingslijsten roosteren we soms een noodrepetitie in; de balletmeesters repeteren de veranderingen dan voor de voorstelling nog door met de dansers. Maar dat kan niet altijd! Ik moet ook in de gaten houden of de roosters wel overeenkomen met de cao voor Toneel en Dans en met ons eigen reglement, waarin staat vastgelegd op hoeveel (aaneengesloten) vrije tijd een danser recht heeft en hoe er moet worden omgegaan met wijzigingen op het laatste moment. Ik ken die regels uit mijn hoofd, zodat ik precies weet wat wel en niet kan. Wijzigingen in het rooster van de dag zelf mogen alleen worden doorgevoerd als ze betrekking hebben op de voorstelling van die dag. The show must go on!”

Louise Vine
Foto: Ariadni Kalemis

Belangen behartigen

“Het is altijd mijn insteek om de belangen te behartigen van alle betrokken personen. Dat is soms lastig, vooral als er conflicterende verlangens zijn. Ik probeer iedereen zo gelijk mogelijk te behandelen. Als een choreograaf bijvoorbeeld aan het einde van de dag repeteert, probeer ik die de volgende dag de ochtend te geven, als de dansers nog fris zijn. Of als iemand 3 uur lang in de kelderstudio heeft gewerkt, dan probeer ik te zorgen dat ze daarna weer boven komen, want als je te lang beneden bent word je knettergek. Maar ik kan niet álles mogelijk maken. Soms moet ik streng zijn, om rechtvaardig te zijn, en ik heb bovendien niet altijd tijd om diplomatiek te doen – mijn dag is al zó vol!

Streng

“Dit kantoor is de spil van het artistieke team. Alles wordt hier overlegd, ingepland en bijgehouden voor de administratie. Ik ben dus ook op de hoogte van alles wat er speelt en wie wanneer waar is. En dat moet ik ook zijn, anders kan ik mijn werk niet goed doen. Dansers vragen hier bij mijn collega Sara verlof aan als ze ergens naar toe willen, ik wil direct weten als een danser ziek of geblesseerd is, maar ook als ze een interview willen inplannen, of wat dan ook. Dat komt misschien een beetje streng over, maar het is puur praktisch: ik moet er rekening mee kunnen houden bij het maken en aanpassen van de roosters. En ja, soms geef ik ook aan dat iets niet kan, of in ieder geval niet op dat tijdstip.”

Danseres

“Als een choreograaf hier een stuk gaat maken, dan heb ik een scene break-down en een repetitie break-down nodig. Dus, welke scènes zitten er in het stuk, hoeveel en welke dansers zijn daarbij betrokken, en hoe willen ze die repeteren?”

“Het kunnen inschatten van de fysieke impact van bepaalde stukken helpt om te bepalen hoe ik de repetities het beste kan inroosteren. Mijn achtergrond als danseres helpt mij enorm daarbij, en is denk ik zelfs een vereiste voor deze baan. Je moét kennis hebben van het repertoire, dat is noodzaak. Ik weet uit eigen ervaring dat je niet aan het einde van de dag de zwaarste passen kunt repeteren, dat gaat gewoon niet.

Overzicht

“Het leuke van deze baan is dat geen dag hetzelfde is. Je moet de hele dag scherp zijn, het overzicht houden en à la minute beslissingen kunnen maken. Het is een artistieke omgeving met veel verschillende mensen met eigen wensen, prioriteiten – en ego’s natuurlijk. Het is steeds de uitdaging om de puzzel perfect te leggen, en tegelijkertijd is het nooit af, er verandert altijd wel iets. Dat kan best stressvol zijn, daar moet je tegen kunnen. Ik vind het fantastisch.”